訪問先には何分前に着くのがいい？早すぎ・遅すぎを避ける目安
訪問先に着く時間は、個人の家を訪ねるのか、仕事で会社を訪ねるのかによって違います。友人宅や親戚宅なら、約束した時刻ちょうどから3〜5分後くらいに呼び鈴を押すのが一つの目安です。一方、取引先などの会社には5〜10分ほど早めに到着し、受付を済ませる時間を見込みます。どちらも、早く着いたからといって予定より大幅に早く訪ねず、遅れそうなら連絡することが大切です。
友人宅や親戚宅は、約束時刻ちょうどから数分後が目安
個人宅への訪問では、約束した時間より早くインターホンを押さないようにします。相手は掃除や飲み物の準備など、来客を迎える支度をしていることがあるためです。
ゼクシィの訪問マナーでは、約束時刻の3〜5分後にチャイムを押すのが心遣いとされています。結婚のあいさつに関する案内では、時刻ちょうどか2〜3分後が目安です。つまり、必ず5分遅れて訪ねる必要はありません。相手から別の指定がなければ、約束の時刻ちょうどから数分後までを目安にするとよいでしょう。
たとえば午後2時の約束なら、午後2時から2時5分ごろに呼び鈴を押すイメージです。ただし、食事や集まりの開始時刻が決まっているときは、相手から指定された時間を優先します。
早く着いたら、近くで時間を調整する
道が空いていて、午後2時の約束なのに午後1時45分に着いてしまったとします。そのまま玄関に向かうより、近くの落ち着ける場所で時間を調整し、約束時刻になってから訪ねるほうが親切です。
相手が気づく場所で長く待つと、準備を急がせてしまうことがあります。予定より早く到着したことをわざわざ知らせたり、相手が出てきたらすぐ入れるよう玄関前に立ち続けたりする必要はありません。近くの店や待てる場所を利用して、時間を見て移動しましょう。
自宅を訪ねる約束でも、相手から「早く着いたら入ってください」と言われている場合は、その案内に合わせて構いません。一般的な作法よりも、迎える側の希望が優先です。
取引先や会社には5〜10分ほど早めに到着する
仕事先への訪問は、自宅訪問と時間の考え方が異なります。日本サービスマナー協会は、取引先への訪問では約束の10分前には到着するよう案内しています。会社によっては受付で手続きが必要だったり、担当者のいる部屋まで案内されたりするため、その分の時間を見ておきます。
早く着きすぎた場合も、すぐ担当者を呼び出す必要はありません。ITmediaのビジネスマナー記事では、訪問先に10分前に到着し、受付から担当者を呼び出すのは約束の5分前程度にする方法が紹介されています。
たとえば午後2時の打ち合わせなら、午後1時50分ごろに建物へ到着し、午後1時55分ごろに受付で取り次ぎをお願いする流れです。ただし、入館手続きの時間や受付方法を指定されている会社では、その案内に従いましょう。
遅れそうだと分かったら、到着前に連絡する
電車の遅れや道の混雑で約束に間に合わないと分かったら、できるだけ早く相手に知らせます。シャディやゼクシィの訪問マナーでも、自宅訪問で10分以上遅れる場合は連絡が必要とされています。結婚のあいさつのような改まった訪問については、ゼクシィは5分以上遅れそうな場合の事前連絡を勧めています。
連絡するときは、遅れる理由だけでなく、到着予定時刻も伝えます。たとえば「14時に伺う予定でしたが、電車が遅れており、14時15分ごろになりそうです。お待たせして申し訳ありません。ご都合はいかがでしょうか」と伝えれば、相手も予定を調整しやすくなります。
予定時刻が分からない場合は、その時点で分かっている状況を伝え、見通しが立ったら改めて連絡しましょう。急いで移動して、さらに時間を読み違えることのないようにします。
訪問前に日時・場所・連絡先を確認する
時間どおりに訪問するためには、当日の出発前の確認も役立ちます。日本サービスマナー協会は、個人宅への訪問でも親しい間柄かどうかにかかわらず、あらかじめ日時と用件を伝え、相手の都合を優先するよう案内しています。
- 約束した日付と時刻、訪問先の住所を確かめる
- 駅からの道順や、建物の入口を事前に調べておく
- 移動に余裕を持たせ、早く着いた時間は訪問先の外で調整する
- 遅れた場合に連絡できるよう、相手の電話番号や連絡方法を確認する
大切なのは、決められた分数を機械的に守ることよりも、迎える人の準備と予定に合わせることです。個人宅では早すぎる訪問を避け、会社では受付に必要な時間を確保しましょう。