名刺はどちらから渡す？複数人で交換するときの順番
名刺交換では、基本的に訪問した側から先に名刺を差し出します。ただし、上司と一緒に訪問したときは、自分から始めず、役職が上の人から順に交換するのが基本です。訪問先にも複数人いる場合は、まず双方の上司同士から交換を始めます。
「どちらの会社が先に渡すか」と「グループの中で誰から交換するか」は別の話です。この二つを分けて考えると、複数人でも迷いにくくなります。
名刺は訪問した側から先に渡すのが基本
一対一の名刺交換では、一般に訪問した側や立場が下の側から名乗り、先に名刺を差し出します。取引先を訪問したなら、「○○株式会社の佐藤と申します。よろしくお願いいたします」と伝えながら渡しましょう。
これは相手への敬意を表す、ビジネスマナー上の目安です。法律で決められた順番ではありません。相手が先に差し出してきたときは、無理に先を争わず、丁寧に受け取れば大丈夫です。
複数人で名刺交換するときの順番
自分一人に対して相手が複数人の場合
訪問先に部長と担当者がいるなら、まず部長、次に担当者の順に名刺を交換します。相手が三人以上でも、役職の高い人から順に交換するのが基本です。
初対面で誰が上司か分からない場合は、最初に進み出た人や、紹介された順番に合わせましょう。役職を推測して決めつける必要はありません。
上司と自分の二人で、一人の相手を訪問した場合
自社側が二人以上なら、自社の上司が先、自分はその後に交換します。上司が名刺を差し出している途中に、その前へ出て交換を始めないようにしましょう。
例えば、営業部長と自分で先方を訪問したなら、まず営業部長が先方の担当者と名刺を交換し、その後に自分が名乗って交換します。
双方が二人ずつの場合
自社が「上司と自分」、訪問先が「上司と担当者」の二人ずつなら、双方の上司同士から始めます。その後、全員が交換できるように進めます。
次は、順番を整理するための一例です。
- 自社の上司と、訪問先の上司
- 自分と、訪問先の上司
- 自社の上司と、訪問先の担当者
- 自分と、訪問先の担当者
必ず一組ずつこの順に動かなければならないわけではありません。実際には上司の交換が終わるタイミングや立ち位置によって、二番目と三番目が入れ替わることもあります。上司同士を最初にし、最後まで全員と挨拶することを優先しましょう。
名刺を渡すときの基本的な手順
自分の順番になったら、相手を待たせず、次のように渡します。
- あらかじめ名刺入れと、必要な枚数のきれいな名刺を用意します。
- 立ち上がって相手の正面に進みます。間に机があれば、できるだけ横へ回ります。
- 名刺の文字が相手に読める向きにし、両手で胸の高さに持ちます。
- 会社名・部署名・名前を名乗りながら、名刺を差し出します。
- 相手の名刺を「頂戴いたします」と言って受け取り、名前を確かめます。
相手も同時に名刺を差し出したときは、右手で自分の名刺を渡し、左手の名刺入れの上で相手の名刺を受け取る方法があります。受け取った後は右手を添え、両手で丁寧に扱いましょう。
名刺に書かれた名前や会社のマークを指で隠さないよう、端の余白を持つことも大切です。
順番が違ってしまったときはどうする？
取引先が先に名刺を出してくれた場合は、「お先に頂戴いたします」と言って受け取ります。その後、「申し遅れました。○○株式会社の佐藤と申します」と伝えて、自分の名刺を渡しましょう。相手と先に渡すことを競うより、挨拶を滞らせないことが大切です。
複数人で順番が分からなくなった場合も、交換済みかどうかを確かめながら、一人ずつ挨拶すれば問題ありません。名刺が足りなくならないよう、訪問前に相手の人数より少し多めに用意しておくと安心です。
覚えておきたいのは、渡し始めるのは訪問側、複数人の交換は役職が高い人からという二つの基本です。決まった順序に気を取られすぎず、目の前の相手に丁寧に名乗ることを心がけましょう。