取扱説明書はどう保管する？必要なときにすぐ探せる整理方法
取扱説明書は、今使っている製品のものを集め、「使う場所」や「製品の種類」で分けたファイルに収納し、製品名と型番がすぐ分かるようにしておくと、必要なときに探しやすくなります。紙の説明書だけでなく、メーカーの公式サイトにある電子版を活用する方法もあります。
大切なのは、書類をきれいに並べることより、「どの製品の説明書が、どこにあるか」を家族も分かる状態にすることです。
まずは、今使っている製品の説明書を集める
引き出しや家電の箱などに分かれている説明書を集め、何の製品のものか確かめましょう。家中の説明書を一度に出すのが大変なら、キッチンの家電、リビングの家電など、一つの場所から始めても構いません。
無印良品は、取扱説明書を整理するとき、すでに使っていない家電のものや、インターネットで読めるものを見直す方法を紹介しています。ただし、オンライン版が見つかるか確認する前に、紙の説明書を捨てないようにしましょう。
今使っている家電や住宅設備の説明書、付属の注意書き、設置やお手入れに必要な書類は、必要性を確認して残します。買い替えや処分を済ませた製品の説明書は、関連する手続きが残っていないか確かめてから整理します。
製品名と型番を分かるようにしておく
同じメーカーの製品でも、機種が違うと操作方法やお手入れの手順が異なることがあります。説明書の表紙やファイルの見出しを確認し、「メーカー名・製品名・型番（品番）」が分かるように整理しましょう。
例えば「洗濯機／メーカー名／型番」「電子レンジ／メーカー名／型番」のように見出しを付けると、似た説明書があっても区別しやすくなります。説明書に直接書き込む必要はなく、クリアホルダーや仕切りにラベルを貼る方法で十分です。
型番が分からないときは、本体に貼られた表示や、購入時の書類を確認します。シャープの公式サイトでは、製品の種類ごとに形名の確認場所を案内しています。メーカーが使っている「型式」「形名」「品番」などの呼び方も確認してください。
紙の説明書は、場所別・製品別に立てて収納する
紙で残す説明書は、ファイルボックスと個別フォルダーを組み合わせると取り出しやすくなります。例えば最初に「キッチン」「リビング」「洗面所」「住宅設備」と分け、さらに製品ごとの見出しを付けます。
無印良品は「リビング」「キッチン」などの場所別にクリアファイルへ分け、ファイルボックスで立てる方法を紹介しています。コクヨも、場所や内容別に見出しを付けた個別フォルダーをボックスに入れる収納を案内しています。
説明書を棚に平積みすると、下の冊子を取るために上の紙を持ち上げる必要があります。背表紙や見出しが見えるように立て、ファイルが倒れず取り出せる場所に置きましょう。
場所別では探しにくい場合は、「キッチン家電」「映像・音響」「空調」「住宅設備」など、製品の種類で分けても構いません。大切なのは、家族が探すときに、どの分類を見るか迷わないことです。
一つの製品の説明書と付属書類は、同じまとまりに
一つの製品に「かんたんガイド」「詳しい取扱説明書」「お手入れの案内」など、複数の冊子が付いていることがあります。別々の棚へしまわず、同じクリアホルダーやポケットにまとめましょう。
コクヨは、複数の説明書や付属書類をクリアホルダーへまとめ、個別フォルダーに収める方法を紹介しています。コクヨの「ノビータ」やキングジムの「スキットマン」には、厚みのある説明書や付属書類をまとめて入れられる専用ファイルもあります。
保証書などの重要な書類が一緒に入っている場合は、紛失しないよう区分し、必要な原本を残します。保証書の保管条件や必要な購入記録については、製品の案内に従ってください。
電子版の説明書は、メーカーと型番から探す
メーカーの公式サイトに電子版の取扱説明書がある場合は、紙の束を取り出さずに内容を調べられます。まずは正しい型番を調べ、次の順番で探してみましょう。
- 製品の型番を確認する。製品本体の表示や、紙の説明書の表紙を確かめます。
- メーカー公式サイトの「取扱説明書」を開く。製品名や型番を入力して、該当する機種を探します。
- 一致する説明書を開く。表紙の型番と製品の型番を照らし合わせ、必要な情報が掲載されているか確かめます。
- すぐ見られる形で控える。公式ページをブックマークし、ダウンロードできる説明書なら、分かりやすい名前で保存します。
パナソニックは品番からの検索と、登録した「マイ家電」から説明書を開く方法を用意しています。シャープは形名や製品の種類から、日立は型式の全部または一部からPDF形式の説明書を検索できます。
違う型番の説明書を使うと、操作やお手入れを間違えるおそれがあります。検索で似た製品が出てきても、手持ちの製品と同じか確認しましょう。
電子版は「製品名と型番」でファイル名を付ける
PDFを保存する場合は、「取扱説明書1」「ダウンロード資料」などの名前のままにせず、例えば「洗濯機_メーカー名_型番.pdf」のように変更すると探しやすくなります。
パソコンやスマートフォンに「取扱説明書」というフォルダーを作り、必要なら「キッチン」「空調」などの下位フォルダーを用意します。紙の説明書と同じ分類を使えば、家族に場所を伝えやすくなります。
ブックマークだけに頼らず、オフラインでも必要なときに見られるよう、ダウンロードが認められた資料は保存しておく方法もあります。端末を買い替えた際に失わないよう、必要なデータのバックアップも確認しましょう。
紙の説明書を処分する前に確認したいこと
電子版を見つけても、紙の説明書をすべて捨てる必要はありません。特に、メーカーのサイトで同じ型番の資料が見つからない場合や、設置・安全上の注意、お手入れの説明をすぐ読みたい製品は、紙を残しておくと便利です。
無印良品も、電子版があっても定期的なお手入れのために紙の説明書を見る人は、自分の使い方に合わせて保管を判断するよう案内しています。
また、製品によっては、詳しい説明書とは別に取り付けや点検に関する書類があります。必要な原本や付属書類まで誤って処分しないよう、中身を確認してください。
買い替えのときに古い説明書を見直す
新しい家電を買ったら、使っていた製品の説明書を抜き取り、新しい製品のものと入れ替えます。古い製品をまだ使っている場合や、別の場所で使用する場合は、その製品の説明書も残しましょう。
説明書がたまる原因の一つは、手放した製品の冊子を入れたままにすることです。ファイルがいっぱいになったら、製品名を見ながら、今も使っている物かどうかを確認します。
使っている製品の説明書を、型番で探せる状態にしておくことが一番の目的です。紙と電子版のどちらでも、実際に探して開けるかを一度試しておくと、必要なときに慌てずに済みます。